Anpassad företagsportal eller färdigt standardsystem?

När ett företag behöver bättre kontroll över kunder, projekt eller administration finns två vanliga vägar.

Den ena är att köpa ett färdigt standardsystem. Den andra är att utveckla en lösning som anpassas efter verksamhetens egna arbetssätt.

Inget av alternativen är alltid bäst. Valet beror på hur vanliga behoven är, hur snabbt företaget vill komma igång och hur mycket processerna skiljer sig från andra verksamheter.

Vad är ett färdigt standardsystem?

Ett standardsystem är en färdig tjänst som används av många olika företag.

Det kan vara ett CRM, projektsystem, bokningssystem, personalsystem eller ärendehanteringssystem.

Företaget skapar ett konto, väljer inställningar och börjar använda funktionerna som redan finns.

Vanliga fördelar är:

• Snabb start
• Lägre initial kostnad
• Färdiga funktioner
• Dokumentation och support
• Regelbundna uppdateringar
• Integrationer till andra vanliga tjänster

Nackdelen är att systemet måste fungera för många olika verksamheter. Det kan därför innehålla mycket som företaget inte behöver samtidigt som vissa egna arbetsflöden saknas.

Vad är en anpassad företagsportal?

En anpassad portal utvecklas efter ett specifikt företags behov.

I stället för att välja mellan färdiga menyer börjar man med att förstå hur verksamheten arbetar och vilka delar som behöver samlas eller förenklas.

Portalen kan därefter byggas med just de funktioner, statusar, roller och vyer som behövs.

Vanliga fördelar är:

• Anpassning efter befintliga arbetssätt
• Färre onödiga funktioner
• Tydligare gränssnitt för användarna
• Möjlighet att samla flera närliggande processer
• Egen prioritering av vidareutveckling
• Större kontroll över hur lösningen fungerar

Nackdelen är en högre initial investering och att företaget behöver ta ansvar för drift och fortsatt utveckling tillsammans med sin leverantör.

När passar ett standardsystem bäst?

Ett färdigt system är ofta rätt val när företagets behov är vanliga och väl täckta.

Exempel:

• Ett vanligt bokningsflöde
• Enkel fakturering
• Standardiserad tidrapportering
• Ett traditionellt CRM för säljteam
• Löne- eller bokföringsfunktioner
• En etablerad branschlösning

Standardsystem är särskilt attraktiva när företaget:

• Vill komma igång snabbt
• Har begränsad startbudget
• Kan anpassa sina rutiner
• Behöver många färdiga integrationer
• Inte vill ansvara för egen produktutveckling
• Har behov som liknar många andra företags

Det finns ingen anledning att specialbygga något som ett etablerat system redan löser bra och kostnadseffektivt.

När passar en anpassad portal bättre?

En anpassad lösning blir relevant när standardsystemen skapar nya problem eller inte täcker verksamhetens viktigaste flöden.

Det kan vara när:

• Företaget använder flera system men saknar en gemensam översikt
• Samma information registreras på flera ställen
• Färdiga system har för många funktioner och blir svåra att använda
• Egna statusar, roller eller arbetsflöden är centrala
• Personalen fortsätter använda kalkylark vid sidan av systemet
• Kunder, projekt, arbetsordrar och dokument behöver kopplas ihop
• Företaget vill börja med en mycket avgränsad lösning

En anpassad portal är särskilt värdefull när arbetssättet i sig är en viktig del av hur företaget levererar sin tjänst.

Det behöver inte vara antingen eller

I många fall är den bästa lösningen en kombination.

Företaget kan behålla specialiserade standardsystem för exempelvis:

• Bokföring
• Lön
• Journaler
• Betalningar
• E-post
• Dokumentlagring
• Kalender

Den anpassade portalen kan sedan fungera som ett gemensamt nav för de arbetsflöden som saknar en tydlig plats.

Det kan exempelvis vara kundöversikt, interna uppgifter, projektstatus, arbetsordrar och dokumentation.

På så sätt försöker portalen inte ersätta verktyg som redan fungerar. Den fyller luckorna mellan dem.

Jämför den totala kostnaden

Ett standardsystem kan se billigare ut eftersom startkostnaden är låg. Den totala kostnaden påverkas däremot av:

• Månadsavgift per användare
• Dyrare abonnemang för vissa funktioner
• Konsulttid för uppsättning
• Anpassning av företagets rutiner
• Manuellt arbete mellan olika system
• Funktioner som betalas men inte används

En anpassad portal har ofta en högre startkostnad men kan utformas för exakt de användare och processer som behövs.

Det betyder inte automatiskt att den blir billigare över tid. Jämförelsen bör inkludera både pengar, administration och hur väl verktyget faktiskt används.

Frågor att ställa före beslutet

Företaget kan använda följande frågor:

1. Finns våra viktigaste arbetsflöden redan i ett färdigt system?
2. Kan vi acceptera systemets arbetssätt?
3. Hur många funktioner kommer vi faktiskt använda?
4. Behöver flera verksamhetsdelar kopplas samman?
5. Fortsätter personalen använda kalkylark och egna listor trots systemet?
6. Hur snabbt behöver vi komma igång?
7. Hur mycket vill vi kunna påverka lösningen senare?
8. Vad kostar systemet när alla användare och nödvändiga funktioner räknas in?

Svar på frågorna gör valet tydligare.

Börja med att testa standardalternativen

Innan ett företag beställer en anpassad portal är det ofta klokt att undersöka relevanta standardsystem.

Om ett färdigt verktyg löser behoven bra finns ingen anledning att bygga samma sak igen.

En anpassad lösning bör motiveras av tydlig verksamhetsnytta, inte av att specialutveckling låter mer avancerat.

Sammanfattning

Ett standardsystem passar bäst när företagets behov är vanliga, tiden är knapp och verksamheten kan anpassa sina rutiner.

En anpassad företagsportal passar bättre när processerna är specifika, informationen behöver kopplas samman eller färdiga system skapar onödig komplexitet.

Ofta är den bästa lösningen en kombination där specialiserade system behålls och portalen samlar de arbetsflöden som i dag hamnar mellan dem.