Vad är en företagsportal?

En företagsportal är ett webbaserat arbetsverktyg där ett företag kan samla information, administration och arbetsflöden som annars ligger utspridda i flera olika system, dokument och listor.

Det kan handla om kunduppgifter, förfrågningar, offerter, projekt, arbetsordrar, personalplanering, checklistor eller dokumentation. Exakt vad portalen innehåller beror på hur verksamheten arbetar och vilka delar som behöver bli enklare att överblicka.

En företagsportal är alltså inte bara en hemsida med inloggning. Den är ett internt verktyg som hjälper personalen att utföra och följa upp sitt arbete.

Skillnaden mellan en hemsida och en företagsportal

En vanlig hemsida riktar sig främst till personer utanför företaget. Den ska presentera verksamheten, skapa förtroende och göra det enkelt för nya kunder att förstå erbjudandet eller ta kontakt.

En företagsportal används i stället av företaget självt. Där kan medarbetare logga in, se relevant information och arbeta med verksamhetens olika processer.

En hemsida kan exempelvis visa:

• Vilka tjänster företaget erbjuder
• Referenser och tidigare arbeten
• Kontaktuppgifter
• Formulär för offertförfrågningar
• Information för nya kunder

En företagsportal kan i stället innehålla:

• Kundregister och kontaktpersoner
• Nya förfrågningar och offerter
• Projekt, uppdrag och arbetsordrar
• Planering och ansvariga
• Dokument, bilder och checklistor
• Status, uppföljning och interna anteckningar

Hemsidan är företagets digitala utsida. Företagsportalen är en del av den digitala insidan.

Varför behövs en företagsportal?

Många mindre företag använder flera verktyg samtidigt. Kunduppgifter finns kanske i inkorgen, planeringen i ett kalkylark, dokumentationen i mappar och uppföljningen i privata anteckningar.

Varje verktyg kan fungera bra var för sig. Problemet uppstår när personalen måste leta på flera ställen för att förstå vad som händer.

En företagsportal skapar en gemensam utgångspunkt. Den kan göra det lättare att:

• Se vad som är nytt, pågående eller avslutat
• Hitta rätt information utan att fråga en kollega
• Fördela ansvar och följa upp arbetsuppgifter
• Samla dokumentation på rätt kund eller projekt
• Minska dubbelregistrering och manuella listor
• Ge olika användare tillgång till rätt information

Målet är inte att samla precis allt. Målet är att samla de delar som i dag skapar onödig administration eller otydlighet.

Är en företagsportal ett färdigt standardsystem?

Det kan vara det, men en anpassad företagsportal byggs efter verksamhetens egna behov.

Ett färdigt system utgår från ett bestämt upplägg. Företaget får anpassa sina rutiner efter systemets menyer, fält och arbetsflöden.

En anpassad portal fungerar tvärtom. Först går man igenom hur företaget arbetar. Därefter utformas struktur och funktioner efter de processer som faktiskt behöver stöd.

Det innebär inte att varje liten detalj måste specialbyggas. En bra lösning använder enkla och beprövade funktioner, men sätter samman dem på ett sätt som passar verksamheten.

Exempel på vad en portal kan samla

En portal för ett projektbaserat företag kan exempelvis samla kunder, offerter, projekt, arbetsordrar och dokumentation.

En serviceverksamhet kan i stället behöva kunder, inkommande ärenden, tekniker, planering och protokoll.

En klinik eller behandlingsverksamhet kan ha större nytta av förfrågningar, bokningsflöden, personalplanering, interna rutiner och uppföljning.

Det viktiga är därför inte hur många funktioner portalen har. Det viktiga är att de valda funktionerna löser tydliga problem.

Måste företaget byta ut sina befintliga system?

Nej. En företagsportal behöver inte ersätta bokföringsprogram, journalsystem, kassasystem eller andra specialiserade tjänster som redan fungerar bra.

Portalen kan i stället komplettera dem och samla sådant som saknar en tydlig plats i dag.

Ett företag kan exempelvis fortsätta sköta bokföringen i sitt ekonomisystem men använda portalen för kundöversikt, projekt, arbetsordrar och intern dokumentation.

I vissa projekt går det även att undersöka kopplingar till andra tjänster. Det behöver bedömas utifrån vilka system som används och vilka tekniska möjligheter som finns.

Det går att börja enkelt

En företagsportal behöver inte vara ett stort projekt från början.

Ofta är det bättre att börja med ett avgränsat problem. Det kan vara att samla kundförfrågningar, skapa en tydligare projektöversikt eller ersätta ett kalkylark som blivit svårt att underhålla.

När den första delen fungerar i vardagen kan portalen byggas ut med fler funktioner.

På så sätt blir lösningen lättare att införa och företaget investerar först i det som skapar tydligast nytta.

Sammanfattning

En företagsportal är ett internt webbaserat arbetsverktyg som samlar viktiga delar av verksamheten på ett ställe.

Den kan hjälpa företaget att få bättre överblick, minska onödigt dubbelarbete och skapa tydligare arbetsflöden. Innehållet anpassas efter verksamheten och portalen kan komplettera de system som redan används.

Det är därför mindre viktigt att fråga vad en företagsportal brukar innehålla. Den viktigare frågan är vilken information och administration företaget behöver få bättre kontroll över.