Vad kan en företagsportal innehålla?

En företagsportal kan innehålla nästan vilken verksamhetsinformation som helst. Det betyder inte att den bör innehålla allt.

Den bästa lösningen är vanligtvis den som samlar ett begränsat antal viktiga arbetsflöden och gör dem tydligare för personalen.

Nedan följer vanliga delar som kan ingå i en anpassad företagsportal.

Kunder och kontaktpersoner

Ett samlat kundregister gör det lättare att se vem kunden är, vilka personer företaget haft kontakt med och vad som har hänt tidigare.

Ett kundkort kan exempelvis innehålla:

• Företags- och kontaktuppgifter
• Kontaktpersoner
• Anteckningar
• Tidigare kommunikation
• Offerter och förfrågningar
• Relaterade projekt eller arbetsordrar
• Dokument och bilder
• Nästa planerade aktivitet

Fördelen är inte bara att informationen finns sparad. Den blir också kopplad till rätt kund och tillgänglig för rätt personer.

Leads, förfrågningar och offerter

För företag som tar emot nya kundförfrågningar kan portalen även fungera som ett enklare CRM.

En inkommande förfrågan kan registreras och följas genom olika steg, exempelvis:

1. Ny förfrågan
2. Kontaktad
3. Underlag saknas
4. Offert skickad
5. Uppföljning
6. Accepterad eller avslutad

Det gör det enklare att se vilka kunder som väntar på svar och vilka offerter som behöver följas upp.

Portalen kan även samla offertunderlag, affärsvärde, ansvarig person och dokument. Själva offerten kan skapas i portalen eller hanteras i ett befintligt system beroende på företagets arbetssätt.

Projekt och uppdrag

När en offert blir accepterad behöver informationen ofta leva vidare i ett projekt eller uppdrag.

En projektmodul kan innehålla:

• Projektinformation
• Kund och kontaktperson
• Ansvarig person
• Status
• Start- och slutdatum
• Uppgifter
• Dokument
• Bilder
• Anteckningar
• Tidslinje eller viktiga händelser

Projektöversikten kan ge ledningen och personalen en gemensam bild av vad som pågår och vad som behöver göras härnäst.

Arbetsordrar och serviceärenden

För service- och installationsföretag är arbetsordrar ofta viktigare än traditionella projekt.

En arbetsorder kan exempelvis innehålla:

• Kund och plats
• Beskrivning av arbetet
• Prioritet
• Tilldelad tekniker eller medarbetare
• Planerad tid
• Status
• Checklista
• Material eller utrustning
• Bilder före och efter
• Utförd dokumentation

Medarbetaren kan få tillgång till informationen från mobilen och uppdatera status ute på plats.

Det minskar behovet av utskrivna underlag, mejltrådar och efterregistrering.

Personal och planering

En portal kan också ge bättre överblick över personalens arbete.

Det kan handla om:

• Scheman
• Resursplanering
• Tilldelade uppgifter
• Frånvaro eller tillgänglighet
• Interna checklistor
• Rutiner och instruktioner
• Meddelanden
• Behörigheter

Portalen behöver inte bli ett komplett personalsystem. Den kan fokusera på de delar som är direkt kopplade till den dagliga planeringen.

Dokument och filer

Dokument blir lätt svåra att hitta när de ligger i olika mappar eller skickas fram och tillbaka via mejl.

I en portal kan dokument kopplas direkt till rätt kund, projekt, arbetsorder eller ärende.

Det kan exempelvis vara:

• Avtal
• Offerter
• Ritningar
• Bilder
• Protokoll
• Checklistor
• Manualer
• Dokumentmallar
• Leveransunderlag

Behörigheter kan styra vilka personer som får se eller redigera olika typer av information.

Checklistor och återkommande rutiner

Många verksamheter har arbetsmoment som ska genomföras på ungefär samma sätt varje gång.

En portal kan skapa digitala checklistor för exempelvis:

• Projektstart
• Kvalitetskontroll
• Besiktning
• Leverans
• Städning
• Service
• Introduktion av personal
• Avslut och uppföljning

Checklistorna gör rutinerna tydligare och kan samtidigt skapa dokumentation över vad som har genomförts.

Status, uppgifter och påminnelser

En portal blir särskilt användbar när informationen kopplas till tydliga nästa steg.

Det kan vara:

• Uppgifter med ansvarig
• Deadlines
• Påminnelser
• Statusar
• Kommentarer
• Senaste aktivitet
• Händelsehistorik

På så sätt blir portalen ett arbetsverktyg och inte bara ett digitalt arkiv.

Rapporter och översikter

Det går även att skapa enkla översikter över verksamheten.

Exempel:

• Nya förfrågningar
• Öppna offerter
• Pågående projekt
• Arbetsordrar per status
• Försenade uppgifter
• Kommande aktiviteter
• Fördelning mellan ansvariga

Bra översikter ska hjälpa användaren att agera. De behöver inte innehålla stora mängder statistik.

Roller och behörigheter

Olika personer behöver ofta se olika delar av portalen.

En administratör kan behöva se allt, medan en medarbetare bara ska se sina uppdrag. En kund kan i vissa fall få tillgång till en separat vy med dokument eller status.

Vanliga roller kan vara:

• Administratör
• Arbetsledare
• Medarbetare
• Säljare
• Extern samarbetspartner
• Kund

Behörigheter bör planeras tidigt så att portalen både blir enkel att använda och säker.

Portalen behöver inte innehålla allt

Det är lätt att skapa en lång lista med möjliga funktioner. Det innebär inte att alla ska byggas från början.

En bättre prioritering är:

1. Vilken administration tar mest tid?
2. Vilken information är svårast att hitta?
3. Vilka uppgifter glöms ofta bort?
4. Vilken översikt saknar verksamheten?
5. Vilka funktioner kommer personalen faktiskt använda?

Börja med den del som skapar tydligast nytta och bygg vidare när behovet är bekräftat.

Sammanfattning

En företagsportal kan samla kunder, förfrågningar, offerter, projekt, arbetsordrar, planering, dokument och uppföljning.

Vilka funktioner som är rätt beror helt på verksamhetens arbetssätt. En mindre och väl avgränsad portal är ofta mer värdefull än ett omfattande system där de flesta funktionerna aldrig används.