Vad kostar en anpassad företagsportal?

Priset på en företagsportal beror på vad den ska göra.

En mindre lösning som samlar kunder, uppgifter och dokument är något helt annat än ett omfattande system med flera användarroller, avancerade arbetsflöden och kopplingar till externa tjänster.

Därför går det sällan att ge ett rättvist fast pris innan behoven har gåtts igenom.

Hos NextWeb börjar en anpassad företagsportal från 14 900 kronor exklusive moms. Den faktiska kostnaden bestäms av lösningens omfattning.

Vad ingår i en mindre företagsportal?

En mindre första version kan exempelvis innehålla:

• Inloggning
• En eller flera användarroller
• Kund- eller ärenderegister
• En tydlig översikt
• Skapa och redigera information
• Statusar och uppgifter
• Dokument eller anteckningar
• Anpassning för dator och mobil

Det viktiga är inte exakt hur många sidor portalen har. Det viktiga är hur många arbetsflöden och regler som ska fungera bakom gränssnittet.

1. Antalet funktioner

Varje funktion kräver planering, design, utveckling och testning.

Ett enkelt kundregister är relativt avgränsat. Om kunderna även ska kopplas till kontaktpersoner, offerter, projekt, dokument, aktiviteter och behörigheter ökar omfattningen.

Vanliga funktionsområden är:

• Kunder och kontakter
• Leads och förfrågningar
• Offerter
• Projekt och arbetsordrar
• Uppgifter och påminnelser
• Personalplanering
• Dokument
• Checklistor
• Rapporter
• Inställningar och administration

Det är ofta bättre att välja de två eller tre viktigaste områdena i den första versionen.

2. Arbetsflöden och regler

Två portaler med samma menyer kan ha helt olika komplexitet.

Ett projekt kanske bara behöver en titel och status. I en annan verksamhet ska projektet automatiskt skapa uppgifter, skicka information till ansvariga och kräva vissa steg innan det kan avslutas.

Exempel på sådant som påverkar priset:

• Egna statusflöden
• Automatiska uppgifter
• Godkännanden
• Påminnelser
• Obligatoriska fält
• Beräkningar
• Historik och loggning
• Regler för vad olika användare får göra

Ju fler specialregler som behövs, desto mer behöver lösningen utvecklas och testas.

3. Användarroller och behörigheter

En portal där alla användare ser samma information är enklare än en lösning med flera nivåer av behörighet.

Företaget kan exempelvis behöva:

• Administratörer som ser allt
• Arbetsledare som ser sina team
• Medarbetare som bara ser egna uppdrag
• Externa partners med begränsad åtkomst
• Kunder med en separat vy

Behörigheter är viktiga för både användarvänlighet och säkerhet. De bör därför planeras ordentligt och inte läggas till som en eftertanke.

4. Design och användarupplevelse

En intern portal behöver inte ha samma visuella uttryck som en marknadsförande hemsida. Den måste däremot vara tydlig och effektiv att använda.

Priset påverkas av hur mycket som behöver anpassas:

• Egen visuell identitet
• Specialdesignade vyer
• Komplexa tabeller
• Kalendrar och planeringsvyer
• Mobilanvändning ute på fält
• Tillgänglighetskrav
• Olika gränssnitt för olika roller

En bra portal ska inte bara fungera tekniskt. Personalen måste förstå hur den ska användas.

5. Befintlig information som ska flyttas

Företaget kan redan ha kundregister, dokument eller projektinformation i andra system.

Att importera sådan information kan vara enkelt om den är välstrukturerad. Det kan bli betydligt mer tidskrävande om uppgifterna finns i flera olika format eller innehåller dubbletter och saknade fält.

Innan en import behöver man bedöma:

• Var informationen finns
• Hur den är strukturerad
• Vilken information som ska följa med
• Om den behöver rensas
• Hur data ska kopplas ihop

Datamigrering bör därför räknas som en egen del av projektet.

6. Integrationer med andra system

En företagsportal kan ibland kopplas till andra tjänster, men möjligheten beror på vilka system som används och vilka tekniska gränssnitt de erbjuder.

En integration kan exempelvis läsa, skicka eller synkronisera information.

Kostnaden påverkas av:

• Om systemet har ett fungerande API
• Vilken information som ska utbytas
• Om synkroniseringen går åt ett eller två håll
• Hur fel ska hanteras
• Hur ofta informationen ska uppdateras
• Vilka säkerhetskrav som finns

Det är därför klokt att inte utgå från att en viss integration är enkel innan den har undersökts.

7. Drift, support och vidareutveckling

Efter lansering behöver portalen driftas, uppdateras och säkerhetskopieras.

Hos NextWeb börjar drift och teknisk förvaltning från 269 kronor per månad exklusive moms. Exakt upplägg beror på lösningen.

Utöver grundläggande drift kan företaget senare vilja:

• Lägga till nya funktioner
• Justera arbetsflöden
• Skapa fler användarroller
• Förbättra rapporter
• Koppla in nya tjänster
• Ändra design eller struktur

Vidareutveckling offereras separat så att företaget bara betalar för de förändringar som faktiskt behövs.

Börja mindre och bygg vidare

Den mest kostnadseffektiva vägen är ofta att börja med ett tydligt avgränsat problem.

Exempel:

• Samla inkommande förfrågningar och uppföljningar
• Skapa en gemensam projektöversikt
• Digitalisera arbetsordrar
• Samla dokumentation på kund och projekt
• Ersätta ett kritiskt kalkylark

När den delen fungerar kan nästa behov prioriteras.

Det minskar risken att lägga pengar på funktioner som ser bra ut i en kravlista men sällan används i vardagen.

Hur får man en rättvis offert?

En bra offert bör bygga på mer än en lista med önskade funktioner.

Leverantören behöver förstå:

• Hur arbetet går till i dag
• Vilka problem lösningen ska lösa
• Vilka personer som ska använda den
• Vad användarna ska kunna se och göra
• Vilken information som redan finns
• Vilka delar som är viktigast i första versionen

Efter en sådan genomgång går det att beskriva lösningens struktur, omfattning och pris betydligt mer rättvist.

Sammanfattning

En anpassad företagsportal kan börja från 14 900 kronor exklusive moms, men slutpriset beror på funktioner, arbetsflöden, användarroller, design, datamigrering och eventuella integrationer.

Det bästa sättet att hålla projektet tydligt och kostnadseffektivt är att börja med de funktioner som löser ett konkret problem och bygga vidare när behovet finns.